데이터베이스에 속성을 채워 넣다 보면 어느 순간 표가 아래로 끝없이 길어집니다. 진행 중인 업무, 이미 끝난 프로젝트, 다음 달에 해야 할 일까지 한 화면에 뒤섞이기 시작하면 도대체 지금 당장 내가 무엇에 집중해야 할지 눈이 어지러워집니다. 필요한 정보를 찾기 위해 스크롤을 한참 내리거나 눈을 가늘게 뜨고 화면을 훑어야 한다면, 엑셀이나 일반 메모장을 쓸 때와 다를 바 없는 불편함을 느끼게 됩니다.
처음 데이터베이스를 구축했을 때 저 역시 이 단계에서 큰 혼란을 겪었습니다. 의욕적으로 수십 개의 업무를 적어두었지만, 출근해서 정작 '오늘 마감인 일'을 보려면 전체 목록을 다 읽어야 했습니다. 노션을 잘 쓰려면 데이터를 많이 쌓는 것만큼이나, 지금 나에게 필요한 데이터만 매끄럽게 걸러내는 '필터(Filter)'와 '정렬(Sort)' 기능을 다룰 줄 알아야 합니다. 복잡하게 얽힌 데이터베이스를 1초 만에 깔끔하게 정돈하는 실무 핵심 세팅법을 알아보겠습니다.
1. 필터(Filter)의 기본 원리: 원하는 것만 남기기
필터는 거대한 데이터 창고에서 내가 지정한 조건에 맞는 데이터만 화면에 통과시키는 '체'와 같습니다. 노션 데이터베이스 우측 상단의 '필터' 버튼을 누르면 직관적인 조건문 형태로 필터를 설계할 수 있습니다.
직장인이 업무 일지에서 가장 먼저 적용해야 할 필수 필터는 '진행 상태'를 기준으로 하는 필터입니다. 예를 들어 필터 조건에서 [진행 상태] - [이(가) 다음이 아닌 양식] - [완료]로 설정해 보시기 바랍니다. 이 조건 하나만 걸어두면 이미 끝난 업무들은 화면에서 마법처럼 사라지고, 내가 지금 처리해야 할 '시작 전'과 '진행 중'인 업무만 깔끔하게 남습니다. 지워진 것이 아니라 화면에서 잠시 숨겨진 것이므로 데이터 유실 걱정은 안 하셔도 됩니다.
2. 복합 조건 필터링: 다중 조건(And/Or) 활용하기
단순히 하나의 조건만 걸어서는 업무가 완벽히 정돈되지 않습니다. "내가 담당하는 업무 중에서, 이번 주가 마감인 진행 중인 업무"처럼 조건이 정교해질 때 노션의 복합 필터가 빛을 발합니다.
노션은 '그리고(And)'와 '또는(Or)'의 논리 구조를 제공합니다. '그리고(And)'는 나열된 모든 조건을 동시에 만족해야 할 때 사용합니다. [담당자 - 나] '그리고' [진행 상태 - 진행 중]으로 묶으면 오직 내가 지금 하고 있는 일만 추출됩니다.
반면 '또는(Or)'은 여러 조건 중 하나라도 만족하면 보여주는 방식입니다. [우선순위 - 긴급] '또는' [마감일 - 오늘]로 필터를 걸면, 긴급한 업무이거나 마감일이 오늘인 업무가 모두 화면에 나타납니다. 이 두 가지를 적절히 조합하면 아무리 방대한 양의 데이터가 쌓여 있어도 내가 원하는 맥락의 업무만 정확하게 골라낼 수 있습니다.
3. 정렬(Sort)의 기본 원리: 우선순위대로 줄 세우기
필터로 원하는 데이터만 남겼다면, 이제 그것들을 보기 좋게 나열할 차례입니다. 정렬은 데이터를 삭제하거나 숨기지 않고, 특정 기준에 따라 순서를 재배치하는 기능입니다.
직장인 업무 관리에서 가장 유용한 정렬 기준은 단연 '마감일'입니다. 정렬 메뉴에서 [마감일] 속성을 선택하고 '오름차순'으로 설정해 보시기 바랍니다. 오름차순은 숫자가 커지는 순서, 즉 날짜가 빠른 순서대로 정렬하는 방식입니다. 이렇게 세팅하면 오늘 당장 마감인 업무가 맨 위로 올라오고, 다음 주나 다음 달 마감인 업무는 아래로 자연스럽게 밀려납니다. 출근해서 위에서부터 순서대로 업무를 처리하기만 하면 되는 완벽한 우선순위 큐가 완성되는 셈입니다.
만약 마감일이 같은 업무가 많다면 정렬 기준을 추가할 수 있습니다. 1차 정렬은 [마감일 - 오름차순]으로 두고, 2차 정렬을 [우선순위 - 내림차순(높음에서 낮음 순)]으로 설정하면, 같은 날짜 안에서도 더 중요한 업무가 상단에 배치되어 업무 배분이 한결 수월해집니다.
4. 필터와 정렬을 고정하는 '보기 복제' 팁
여기서 한 가지 실무 팁이 있습니다. 전체 데이터가 들어있는 원본 표에 필터를 걸어버리면, 가끔 전체 일정을 확인하고 싶을 때마다 필터를 껐다 켰다 해야 하는 번거로움이 생깁니다.
이때는 지난 5편에서 배웠던 '보기(View)' 탭 추가 기능을 활용해야 합니다. 기본 '전체 목록' 탭은 필터 없이 그대로 둡니다. 그리고 그 탭을 우클릭하여 '복제'한 뒤, 새 탭의 이름을 '🔥 오늘 할 일'로 바꿉니다. 이 복제된 탭에만 [마감일 - 오늘] 혹은 [진행 상태 - 진행 중] 필터를 걸고 [마감일 - 오름차순] 정렬을 세팅해 두는 것입니다.
이렇게 목적에 맞게 필터와 정렬이 세팅된 독립된 탭들을 만들어두면, 원본 데이터를 해치지 않으면서도 클릭 한 번으로 내 입맛에 맞는 화면을 오갈 수 있어 업무 전환 속도가 획기적으로 빨라집니다.
핵심 요약
필터 기능을 활용하면 방대하게 쌓인 데이터 중에서 진행 중인 업무나 특정 카테고리의 정보만 골라내어 시각적 피로도를 낮출 수 있습니다.
'And(그리고)'와 'Or(또는)' 조건을 조합하여 다중 필터를 걸면 내가 원하는 정교한 업무 맥락을 정확하게 추출할 수 있습니다.
마감일 기준 오름차순 정렬을 세팅하면 오늘 당장 처리해야 할 업무가 상단에 배치되어 자연스럽게 우선순위에 따른 워크플로우가 형성됩니다.
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